استخدام و گزینش کارکنان

همانطور که در مقاله پیشین اشاره شد یکی از زمینه ها و علايق خاص روانشناسان صنعتی سازمانی انتخاب و گزینش کارکنان مناسب است.

وظايف عمده در حوزه مديريت منابع انسانی: دو وظيفه عمده روانشناس صنعتی سازمانی در حوزه مديريت منابع انسانی هر سازمان عبارتند از: 1. تأمين يا جايگزينی نیروی انسانی با استفاده از شيوه‌های علمی آزمايش و انتخاب  2. حفظ‌ و نگهداری بهينه منابع موجود در سازمان.

در روانشناسی بهره‌وری و مدل نظام‌مند انتخاب و به‌كارگيری اثربخش منابع انسانی در سازمان كه بر اساس دسته‌بندی تجربی عوامل و موانع انسانی بهره‌وری در سازمان‌های ايران تدوين شده است، انتخاب علمی كاركنان يكی از عوامل درون سازمانی اصلی و مؤثر بر بهره‌وری شناخته می ‌شود.

وقتی می ‌خواهيم كاركنان موردنياز يك سازمان را از بين گروهی داوطلب انتخاب كنيم، لازم است:

1. قبلاً آن شغل را تجزيه ‌و تحليل كرده باشيم.
2. ارزش آن شغل را در رابطه با مشاغل ديگر و همچنين با مشوقهای مالی پيش‌بينی شده، برای داوطلبان انتخاب شده روشن كنيم.
3. پيش‌بينی ‌های لازم برای آموزش اثربخش آنان را كرده باشيم.
4. بدانيم بعداً چگونه عملكرد شغلی آنان را ارزيابی خواهيم كرد.
5. روشن سازيم چنين افرادي با چه سبك رهبری و مديريت در سازمان بهتر كار خواهند كرد.
6. وضعيت آنان را از لحاظ سلامت روانی و جسمانی ارزيابی كنيم.
7. فرهنگ و جو سازمانی محل كارشان را برای آنان روشن سازيم.
8. آمادگی آنان را برای ملحق شدن به گروه‌های غيررسمی (سازنده يا مخرب) پيش‌بينی نماييم.
9. علاقه يا آمادگی آنان را در زمينه خلاقيت و نوآوری ارزيابی كنيم.
10. توانمندی آنان را در برقراری ارتباط اثربخش با ديگران، مورد سنجش قرار دهيم.
11. با نگرش‌های آنان در رابطه با شغل و سازمان موردنظر، با همكاران، مديريت سازمان و … آشنا شويم.
12. انگيزه اصلی آنان را براي پيوستن به سازمان، جويا شويم.
13. ابزار، وسايل، اتاق كار و ماشين‌آلات مورد استفاده آنان را به‌نحوی طراحی كنيم كه بهره‌وری شغلی بيشتری داشته باشند.
14. ايمنی آنان را در محيط كار تأمين كنيم و آموزش‌های لازم را نيز در اين زمينه برايشان فراهم آوريم.
15. استعداد آنان را برای انواع فساد اداری (دزدي از وقت، كم‌كاری و …) بسنجيم.
16. ميزان توجه يا نگرش آنان را در رابطه با زمان، ارزيابی كنيم.
17. آمادگی آنان را برای مشاركت اثربخش در گروه‌های كاری، بسنجيم
18. توان آنان را برای سازگاری با تغييرات آينده در سازمان، مورد ارزيابی قرار دهيم.

فرايند و رويه‌های انتخاب علمی كاركنان: در دو دهه اخیر، رويه‌های انتخاب كاركنان براساس روش شناختی  علوم فني، طراحی شود. يكی از مزايای اين رويه‌ها آن است كه كليه “الزامات” سازمان استخدام‌كننده و همچنين انتظارات داوطلب شغل موردنظر، مورد توجه قرار می ‌گيرد.

تعريف وظايف: در اولين مرحله، لازم است نقش روش‌ها يا رويه‌های به‌كارگرفته شده، تعريف شوند. به‌عبارت ديگر، روش‌های به‌كار گرفته شده برای انتخاب كاركنان بايد به‌گونه‌ای باشد كه: (1) امكان گردآوری اطلاعات مربوط‌، فراهم آيد؛ (2) با استفاده از اين رويه‌ها بتوان به پيش‌بينی عملكرد شغلی فرد انتخاب شده در آينده، پرداخت؛ (3) ارزيابی عملكرد شغلی وی پس از شروع به‌كار، امكان‌پذير باشد؛ (4) براساس آن بتوان به تصميم‌گيری در مورد انتخاب فرد پرداخت، و بالاخره (5) امكان آگاه ساختن سازمان استخدام‌كننده و فرد داوطلب شغل در اين موارد، فراهم باشد.

بهره‌گيری از رويه‌های تركيبی: در اين مرحله، بايد (1) به طراحی شيوه‌های جديد انتخاب داوطلب پرداخت؛ (2) رويه‌های شناخته شده قبلی را كه در عمل اثربخش بوده‌اند، يا تركيبی از رويه‌های كلاسيك و رويه‌های ديگری كه همراه با خلاقيت و نوآوری برای شغلی خاص طراحی شده است، به‌كار گرفت.

ارزيابی رويه‌های به‌كار گرفته شده: در اين مرحله بايد به ارزيابی رويه‌های به‌كار گرفته شده پرداخت و طی آن رويه‌های به كار گرفته شده را از جهات گوناگون نظير عملی ‌بودن، قابليت اين رويه‌ها در زمينه پيش‌بينی موفقيت فرد در شغلی كه به وی واگذار خواهد شد، هزينه آن، مدت زمان لازم برای طراحی و به‌كارگيری آن، ظرفيت اين رويه‌ها برای انتخاب مناسب‌ترين داوطلبان، اثربخشی اين رويه‌ها نظاير آن، مورد ارزيابی قرار داد.

تصميم‌گيری: در اين مرحله می ‌توان به تصميم‌گيری در مورد استفاده از شيوه‌های سنتی انتخاب كاركنان يا رويه‌های پيشنهادی توسط “روی”، پرداخت و مراحل اجرايی رويه‌های انتخاب موردنظر را آغاز كرد. اما بايد دانست كه قبل از هرگونه استفاده از آزمون‌های استخدامی، لازم است شغل موردنظر، تجزيه ‌وتحليل شده باشد.

تجزيه ‌وتحليل شغل پيش نياز هرگونه تصميم‌گيری در زمينه روش انتخاب فرد مناسب برای شغلی است كه قصد داریم برای تصدی آن، مناسب‌ترين داوطلب را از بين داوطلبان ديگر، انتخاب كنيم. تجزيه شغل، يعنی، فرايند جمع‌آوری اطلاعات درباره يك شغل و تعيين و تعريف همه وظايف خردی است كه بايد انجام گيرند. در فرايند تجزيه‌ وتحليل شغل، بايد: (1) كارها، فعاليت‌ها، رفتارها يا وظايف مهم آن شغل تعيين شوند و (2) اهميت نسبی و دفعات تكرار هر فعاليت، مشخص گردند. نتايج حاصل از تجزيه‌وتحليل شغل پيش‌نياز فعاليت‌هايی نظير توصيف شغلی، تعيين شرايط احراز شغل، تهيه نيم‌رخ روانی شغل، طبقه‌بندی شغل، ارزيابی شغل، تعيين نيازهای آموزشی افرادی كه استخدام می ‌شوند و ارزيابی عملكرد شغلی كاركنان است. اما يكی از مهمترين و فوری ‌ترين نتايج حاصل از تحليل يك شغل، تعيين ويژگي‌های شخصی لازم برای انجام دادن موفقيت‌آميز وظايف آن شغل است. بر اين اساس، می ‌توان تصميم گرفت كه از كدام ابزار سنجش، يعنی، (1) بررسی سوابق قبلی فرد، (2) آزمون‌های شناختی (هوش و استعداد)، (3) آزمون‌های عملی، (4) آزمون‌های شخصيت، (5) نگرش سنج‌ها، (6) مصاحبه استخدامی (فردی، گروهی)، (7) مشاهده فرد در حين انجام دادن وظايف شغلی، (8) معاينه جسمانی، معاينه روانی (مصاحبه بالينی) و نظاير آن، استفاده كرد.

انواع و ويژگی ‌هاي يك آزمون مناسب: آزمون مناسب بايد دارای سه‌ويژگی عمده باشد يعنی روایی داشته باشد، از اعتبار كافی برخوردار باشد و در صورت امكان، هنجار آن نيز محاسبه شده باشد. لازم به يادآوری است كه محاسبه اعتبار، پايايی و هنجار يك آزمون بايد براساس نظريه‌های مرتبط با روانسنجی و استفاده از روش‌های آماری پيشرفته انجام گيرد.

آسيب‌شناسی فرايند انتخاب كاركنان در سازمان‌های ايران

در اين بخش، مشكلاتی را كه در مراحل گوناگون فرايند انتخاب كاركنان در سازمان‌های كشور و به درجات كم يا زياد در هر سازمان، مشاهده می ‌شود، معرفی می ‌نماييم و راه‌حلی ‌ها و راهبرد‌هايی را جهت رهايی از اين مشكلات، ارائه می ‌دهيم.

پيش‌بينی نياز سازمان: يكی از وظايف روانشناسان صنعتی سازمانی در سازمان‌ها، برنامه‌ريزی برای منابع انساني يا پيش‌بيني افراد موردنياز برای تصدی مشاغل در زمان حال، در آينده نزديك و در آينده دور است.

ساده‌ترين روش برای پيش‌بينی نياز سازمان به افراد جديد آن است كه: (1) روانشناسان صنعتی سازمانی یا مدير منابع انسانی وضعيت بازار فروش كالاها يا خدمات سازمان را در وضع حاضر، در آينده نزديك و دور روشن سازد؛ (2) و براساس آن، افراد و تخصص‌های موردنياز سازمان را تعيين كند؛ و (3) از مديريت واحدهای مختلف سازمان بخواهد نيازهای فعلی و بعدی خود را در زمينه تخصص‌های و افراد اعلام كنند.

تصميم‌گيری در زمينه طرح انتخاب افراد موردنياز: مديريت منابع انسانی سازمان بايد از ديدگاه مشاور و متخصص روانشناسی كاركنان در رابطه به فرايند انتخاب علمی كاركنان آگاهی كامل داشته باشد و دلايل هر يك از مراحل را بداند.

انتشار آگهی در جرايد كثير‌الانتشار: انتخاب مناسب‌ترين افراد برای استخدام سازمان و تصدی پست‌های خالی در شرايط امكان‌پذير است كه كليه افراد واجد شرايط بتوانند آمادگی خود را برای استخدام در مشاغل موردنظر، اعلام كنند. بنابراين، هرچه تعداد داوطلبان واجد شرايط برای شركت در امتحانات استخدامی محدودتر باشد، به‌همان نسبت نيز احتمال يافتن بهترين‌ها در بين آنان، كاهش می ‌يابد.

بررسی درخواست‌های ارسال شده: يكی از وظايف مديريت امور اداری سازمان استخدام‌كننده ان است كه برای هريك از مشاغل خود يك فرم درخواست شغل تهيه كند و بعد، به‌بررسی دقيق درخواست‌هايی بپردازد كه برای شركت در امتحانات استخدامی، ارسال شده‌اند. اين نوع بررسی مقدماتی بايد درحضور متخصص روانشناسی كار و كاركنان، مدير امور اداری و نماينده مديريت عامل، انجام گيرد تا هر يك از آنان، پذيرش يا عدم پذيرش مقدماتی درخواست‌ها را از ديدگاه‌های مختلف، انجام دهند.

انتخاب مكان مناسب برای اجرای امتحانات: داوطلبان باید بتوانند در فضايی آرام و دور از هرگونه تنش، آلودگی صوتی و نظاير آن، به‌ سؤال‌های آزمون‌ها، پاسخ دهند. برای اين منظور بايد در هنگام ورود داوطلبان به محل امتحان: (1) رفتاری مناسب با آنان داشته باشيم؛ (2) برای پارك كردن ماشين آنان جای مناسبی را درنظر گرفته باشيم؛ (3) از تابلوهای راهنما برای هدايت داوطلبان به جلسه امتحان استفاده كرده باشيم؛ (4) پيش‌بينی لازم برای پذيرايی از داوطلبان را در هنگام پاسخ‌ به سؤال‌ها، به‌عمل آورده باشيم.

انتخاب ابزار سنجش مناسب: يكی از دشوارترين و پيچيده‌ترين تصميمات مديريت منبع انسانی، انتخاب ابزار مناسب برای ارزيابی داوطلبان ورود به سازمان است. در اين مرحله، مديريت منابع سازمان و متخصص روانشناسی كار و كاركنان بايد به سؤال‌های زير پاسخ‌دهند:

1. آيا پرسشنامه‌ای كه به‌منظور بررسی سوابق قبلی داوطلبان تهيه شده است؟
2. آيا اعتبار و پايايی آزمون‌هايی كه به‌كار گرفته خواهند شد، قبلاً محاسبه شده‌اند؟
3. آيا مصاحبه ‌استخدامی به‌وسيله متخصص روانشناسی كار و كاركنان انجام خواهد گرفت؟
4. آيا برای انجام معاينه جسمانی و روانشناختی با افراد متخصص قراردادی بسته شده است؟
5. آيا آزمون‌ها، پاسخنامه‌ها، راهنمای ‌آزمون و برگه شرح حال مختصر (كه بايد پرشود) به تعداد كافی چاپ و شماره‌گذاری شده‌اند؟

اجرای امتحانات استخدامی: اجرای امتحانات استخدامی هر سازمان بايد به ‌وسيله روانشناس كار و كاركنان يا كارشناسانی كه در اين زمينه آموزش ديده‌اند، انجام گيرد. اقدامات اجرايی مجری امتحانات استخدامی را می ‌توان در چند مرحله زير، تقسيم‌بندی كرد:

الف) قبل از شروع جلسه امتحان استخدامی:

1. بازديد از سالن امتحان به ‌وسيله مجری امتحان
2. كنترل مجدد ابزار و وسايل لازم برای جلسه امتحان
3. كنترل شماره صندلی ‌ها، وسايل سمعی ‌و ‌بصری، روشنايی سالن، تهويه مطبوع سالن، سروصداهای احتمالی و …
4. قراردادن يك ميز بزرگ جهت استقرار مسئول يا سرپرست گروه “موزعان” سؤال‌ها
5. كنترل نحوه ورود داوطلبان به سالن امتحان
6. طراحی و چاپ يك پرسشنامه مختصر جهت توزيع بين داوطلبان در آخرين مرحله امتحان جهت آشنايی بيشتر با داوطلبان و همچنين دادن فرصت به موزعان جهت كنترل شماره‌های آزمون‌ها.

ب) در حين اجرای امتحان استخدامی:

1. كسب اطمينان نسبت به اينكه كليه داوطلبان، درجای خود قرار گرفته‌اند.
2. كسب اطمينان نسبت به اينكه سرپرست موزعان براساس آموزش‌های قبلی، در جای خود قرار گرفته.
3. خوشامدگويی به داوطلبان و ارائه توضيحی مختصر در رابطه به نحوه برگزاری امتحان.